Πώς να γράψετε επιστολές σε αξιωματούχους

Υπάρχουν όλοι οι λόγοι για να γράψεις μια επιστολή σε έναν αξιωματικό . Εάν θέλετε να τον προσκαλέσετε (όπως ο τοπικός γερουσιαστής ή ο δήμαρχος) να είναι ο προσκεκλημένος ομιλητής στην αποφοίτηση του γυμνασίου, πρέπει να γράψετε μια επιστολή. Πρέπει επίσης να το κάνετε για έναν πολιτικό σχετικά με ένα θέμα ή ένα πρόβλημα. Όταν γράφετε σε έναν αξιωματούχο, είναι σημαντικό να ακολουθήσετε το κατάλληλο πρωτόκολλο και να χρησιμοποιήσετε σωστά χαιρετισμούς και κλείσιμο. Χωρίς τον ιδανικό σχεδιασμό, το γράμμα φαίνεται να έχει γραφτεί από έναν ερασιτέχνη και δεν είναι η εικόνα που θέλετε να μεταφέρετε.

1

Γράψτε την επιστολή σας σε ένα επιστολόχαρτο. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, γράψτε τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην επάνω αριστερή γωνία. Αφήστε ένα κενό και πληκτρολογήστε την ημερομηνία. Στη συνέχεια, αφήστε δύο κενά για να πληκτρολογήσετε τη διεύθυνση μέσα.

2

Χρησιμοποιήστε τη μορφή μπλοκ. Αυτό σημαίνει ότι όλες οι γραμμές αρχίζουν στο αριστερό περιθώριο και υπάρχει ένα κενό μεταξύ των παραγράφων. Αυτό θεωρείται η κατάλληλη μορφή για μια επιχειρησιακή επιστολή.

3

Θυμηθείτε ότι πρόκειται για ένα επίσημο γράμμα, οπότε όταν αλλάζετε ιδέες, πρέπει να αλλάξετε τις παραγράφους. Γράψτε ένα κατανοητό αγγλικό. Μην χρησιμοποιείτε μεγάλη λέξη όταν κάποιος θα το κάνει.

4

Προσθέστε τη διεύθυνση μέσα, η οποία περιλαμβάνει τον αντίστοιχο τίτλο και τη διεύθυνση αλληλογραφίας που εμφανίζεται στον φάκελο. Για ένα viscount, η διεύθυνση μέσα διαβάζει "The Hon. Viscount of Grenfell". Για έναν κυβερνήτη θα ήταν "ο αξιότιμος κυβερνήτης του (κρατικού)" και για έναν ινδικό επικεφαλής, αρχηγό (πλήρες όνομα), αρχηγός (φυλής ή μπάντας) είναι κατάλληλος.

5

Χρησιμοποιήστε το σωστό χαιρετισμό Εάν γράφετε στον Πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών, είναι "Αγαπητέ κύριε Πρόεδρε:" Η σύζυγος ενός βαρώνος απευθύνεται ως "Αγαπητή κυρία:"

6

Εισάγετε τον εαυτό σας Μια απλή εξήγηση είναι: "Το όνομά μου είναι η Janet Jones και είμαι ο Πρόεδρος της Grandview Marina".

7

Εξηγήστε ακριβώς γιατί γράφετε για τον αξιωματούχο. Οι πιθανοί λόγοι μπορεί να είναι ότι το άτομο επιθυμεί να μιλήσει, να κάνει δωρεά ή να υποστηρίξει ένα προϊόν. Στην τελευταία παράγραφο, ευχαριστώ τον αξιωματούχο ότι αφιέρωσε το χρόνο να διαβάσει την επιστολή του και να εξετάσει την πρότασή του. Να είναι σύντομη και στο σημείο.

8

Κλείστε την επιστολή σας με "Έχω την τιμή να σας υπενθυμίσω, Κύριε, τον πιο ταπεινό και υπακοή υπηρέτη της Αυτού Μεγαλειότητας", αν γράφετε σε έναν βασιλιά, "Ειλικρινά" για μικρά μέλη των δικαιωμάτων και "Ειλικρινά" ή "Με σεβασμό" σε πρεσβευτές ή πολιτικούς.

9

Αφήστε την επιστολή σας μία ή δύο ημέρες και στη συνέχεια επεξεργαστείτε την για ορθογραφικά ή τυπογραφικά λάθη.

• Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με την επιστολή σας σε έναν αξιωματούχο, ζητήστε από έναν φίλο ή μέλος της οικογένειάς σας τις δεξιότητες επεξεργασίας για να το δει κανείς.