Πώς να γράψετε μια επιστολή για έναν πελάτη να πληρώσει

Όταν ζητείται η πληρωμή ενός πελάτη, χρησιμοποιούνται τα κατάλληλα μέτρα για τη δημιουργία αποτελεσματικών επιστολών για αποστολή σε αυτούς. Τα γράμματα αίτησης πληρωμής χρησιμοποιούνται όταν ο πελάτης δεν καταβάλλει τιμολόγιο κατά την ημερομηνία λήξης. Όσο περισσότερο χρειάζεται ένας πελάτης να πληρώσει ένα τιμολόγιο, τόσο περισσότερες επιστολές γράφει μια εταιρεία σε αυτόν τον πελάτη. Μια επιστολή αίτησης πληρωμής πρέπει να είναι ευγενική, σαφής και πρέπει να παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με την παράβαση που διαπράττει ο πελάτης.

Βήματα για να ακολουθήσετε:

1

Χρησιμοποιεί το επιστολόχαρτο της εταιρείας, επειδή περιέχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό και συχνά φαίνεται πιο επίσημο.

2

Η επιστολή πρέπει να απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο . Πρέπει να έχετε την ημερομηνία της επιστολής, ακολουθούμενη από το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη. Απευθυνθείτε στο πρόσωπο που λέει "Αγαπητέ", ακολουθούμενο από το πλήρες όνομα του πελάτη.

3

Καθορίστε τον σκοπό της επιστολής. Μια επιστολή για μια αίτηση πληρωμής πρέπει να ανακοινώνει με σαφήνεια αυτόν τον σκοπό στην αρχή του ιδίου. Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό ήχο και χρησιμοποιήστε θετικές και ζεστές λέξεις.

4

Περιλαμβάνει τις λεπτομέρειες του χρέους. Καθορίζει την ημερομηνία των υπηρεσιών για αυτό το χρέος, την αρχική ημερομηνία λήξης και το οφειλόμενο ποσό, συμπεριλαμβανομένων των καθυστερημένων τελών. Περιλαμβάνει τον αριθμό τιμολογίου, επιτρέποντας έτσι στον πελάτη να εντοπίσει ευκολότερα το πρωτότυπο έγγραφο. Πολλές εταιρείες θα περιλαμβάνουν επίσης αντίγραφο του αρχικού τιμολογίου σε αυτό το είδος επιστολής. Ενημερώνει τον πελάτη για το επιτόκιο των καθυστερημένων πληρωμών.

5

Ρωτήστε τους πελάτες για πληρωμή. Ο πελάτης γνωρίζει ότι μπορούν να αποφευχθούν περισσότερες χρεώσεις για καθυστερημένες πληρωμές καταβάλλοντας το αντίστοιχο ποσό εντός ορισμένης περιόδου. Ζητήστε από τον πελάτη να σας καλέσει να προβεί σε διευθετήσεις εάν δεν είναι σε θέση να κάνει την πληρωμή στο ακέραιο κατά την ημερομηνία αυτή. Συμπεριλάβετε την επέκταση του αριθμού τηλεφώνου σας, εάν είναι απαραίτητο. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και, συνεπώς, προσφέρετε την αλληλογραφία σας μέσω αυτής της φόρμας, εάν το επιθυμεί ο πελάτης.

6

Ευχαριστώ τον πελάτη. Εάν η πληρωμή έχει ήδη γίνει, ευχαριστήστε τον πελάτη. Ευχαριστούμε τους πελάτες εκ των προτέρων για την αποστολή άμεσης πληρωμής. Πείτε στον πελάτη ότι εάν έχετε οποιεσδήποτε απορίες σχετικά με αυτό το θέμα, μη διστάσετε να καλέσετε.