Πώς να γράψετε την επικεφαλίδα μιας επιχειρηματικής επιστολής

Εάν γράφετε μια επιστολή σε μια εταιρεία, πρέπει να ξεκινήσετε σωστά. Όπως γνωρίζετε, μια επιχειρηματική επιστολή είναι πολύ διαφορετική από μια σημείωση στον καλύτερο φίλο σας ή μια κάρτα ευχαριστίας σε έναν συνάδελφο. Είναι απαραίτητο να απευθυνθείτε στο σωστό πρόσωπο και με τον κατάλληλο τρόπο. Η σύνταξη αυτού του τύπου επιστολής συνοδεύεται από ειδικούς κανόνες.

1

Πρώτα τοποθετήστε τη διεύθυνση επιστροφής στην κορυφή ως κεφαλίδα που βρίσκεται στις περισσότερες επιχειρηματικές επιστολές . Μπορείτε επίσης να αναφέρετε τη διεύθυνση του αποστολέα σας ακριβώς στο κέντρο της σελίδας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

2

Στη συνέχεια, τοποθετήστε την ημερομηνία, υποδείξτε την πλήρη λέξη του μήνα, αντί να χρησιμοποιήσετε μια συντομογραφία. Η ημερομηνία εμφανίζεται στο αριστερό περιθώριο της σελίδας. Αφήστε δύο κενές γραμμές μεταξύ της διεύθυνσης του αποστολέα και της ημερομηνίας.

3

Στη συνέχεια, τη διεύθυνση της εταιρείας. Μάθετε το όνομα του ατόμου που χρειάζεστε για να στείλετε την επιστολή. Εάν είναι δυνατόν, μην χρησιμοποιείτε την έκφραση "Σε ποιον αντιστοιχεί" στο γράμμα. Μάθετε εάν το άτομο είναι αρσενικό ή θηλυκό. Μην χρησιμοποιείτε "Miss" στη διεύθυνσή σας. Για τους άνδρες, χρησιμοποιήστε "κύριε". Για τις γυναίκες, χρησιμοποιήστε "κυρία".

4

Μετακινήστε δύο έως τρεις γραμμές μετά την ημερομηνία, ανάλογα με το μήκος της επιστολής σας (Εάν είναι δυνατόν, γράψτε την επιστολή σας σε μία σελίδα). Γράψτε το όνομα του ατόμου στον οποίο γράφετε το γράμμα . Στην επόμενη γραμμή, τοποθετήστε τη θέση σας, για παράδειγμα, πρόεδρος, οικονομικός διευθυντής ή διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού, ακολουθούμενο από το όνομα της εταιρείας και τη διεύθυνση.

5

Γράψτε το χαιρετισμό της επιστολής της επιχείρησής σας. Χρησιμοποιήστε "Αγαπητέ" και "Κύριε" ή "κα. με το επώνυμο του ατόμου, όπως "Αγαπητέ κύριε Pérez". Βάλτε δύο σημεία μετά το όνομα.

• Μια απλή τηλεφωνική κλήση σε γραμματέα ή διοικητικό μπορεί να σας εξοικονομήσει από την αντιμετώπιση της επιστολής σας "Σε ποιον μπορεί να αντιστοιχεί" ή τη χρήση του "κύριου" όταν ο διευθυντής ανθρώπινων πόρων είναι γυναίκα. Μην ζητάτε να μιλήσετε απευθείας με το άτομο στο οποίο γράφετε. Εξηγεί μόνο στο άτομο που απαντά στο τηλέφωνο ότι είστε διατεθειμένοι να γράψετε μια επιστολή και χρειάζεστε λίγες περισσότερες πληροφορίες.