Πώς να οργανώσετε μια επίσημη συνάντηση

Μερικές φορές δεν είναι αρκετό ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Υπάρχουν επιχειρηματικές αποφάσεις που μπορούν να γίνουν μόνο με την ώθηση μιας προσωπικής συνάντησης μεταξύ των επικεφαλής των εμπλεκόμενων τμημάτων ή ακόμη και μεταξύ των μελών διαφορετικών εταιρειών και ιδρυμάτων. Όπως κάθε επίσημη πράξη, μια συνάντηση απαιτεί να πραγματοποιηθούν ορισμένα βήματα για την ορθή ανάπτυξή της. Γι 'αυτό εξηγούμε πώς να διοργανώσουμε μια επίσημη συνάντηση .

Προηγούμενη φάση: οργάνωση της συνεδρίασης

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να τεθεί ένα ερώτημα: "Είναι πραγματικά απαραίτητο να οργανωθεί μια συνάντηση για αυτό το θέμα;" Και είναι ότι αυτοί οι ραντεβού συχνά, και δικαίως, έχουν τη φήμη ότι είναι αυθεντικοί κατακτητές του χρόνου, καθυστερώντας πάρα πολλές ώρες χωρίς να επιλύσουν τα θέματα που συζητήθηκαν. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να εξετάζεται κάθε φορά που πρόκειται να οργανωθεί μια συνάντηση εάν υπάρχει πραγματικά ανάγκη ή εάν το ζήτημα που πρέπει να αντιμετωπιστεί μπορεί να επιλυθεί πολύ πιο γρήγορα με μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μερικές τηλεφωνικές κλήσεις ή ακόμα και μια τηλεδιάσκεψη μέσω του Skype ή ενός hangout Google.

Μόλις ληφθεί η απόφαση, είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί ο αριθμός των ατόμων που θα παραστούν και να τους αποσταλεί η πρόσκληση, κατά προτίμηση με γραπτό μέσο και σε εύθετο χρόνο, για παράδειγμα 15 ημέρες, εάν πρόκειται για παραπομπή σε άτομα που πρέπει να ταξιδέψουν από άλλη πόλη, αν και θα εξαρτηθεί από την ημερήσια διάταξη και την κατάσταση κάθε εταιρείας.

Μία σύσταση: Όσο περισσότεροι άνθρωποι πηγαίνουν όσο μακρύτερα η σύσκεψη θα αιωνιασθεί, οπότε είναι καλύτερο να μην αναφέρουμε περισσότερο από τους βασικούς ανθρώπους. Μέρες πριν από τη συνάντηση, είναι σκόπιμο να επιβεβαιώσετε τη συμμετοχή των καλεσμένων μέσω τηλεφώνου.

Εκτός από τον κατάλογο των ατόμων, πρέπει επίσης να καθορίσετε μια εκτιμώμενη διάρκεια της συνάντησης, να υποδείξετε μια ατζέντα και να δημιουργήσετε μια θέση για τη συνάντηση, σε ένα δωμάτιο εξοπλισμένο για το σκοπό αυτό. Όλα αυτά πρέπει να εξηγηθούν καλά στο έγγραφο αναφοράς που αποστέλλεται σε κάθε συμμετέχοντα της συνάντησης.

Προετοιμασία του δωματίου

Εάν το κέντρο εργασίας δεν διαθέτει κατάλληλη αίθουσα συσκέψεων ή εάν δεν είναι ελεύθερη για την ημέρα που έχει οριστεί για τη συνάντηση, μπορείτε πάντα να καταφύγετε σε συνεδριακό κέντρο ή ξενοδοχείο ή επιχειρηματικό κέντρο που έχει χώρους ενεργοποιημένη. Ανάλογα με τη συνάντηση, μπορεί να χρειαστεί να έχετε μια σύνδεση στο διαδίκτυο, αρκετά βύσματα, έναν προβολέα ή εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης.

Την ίδια ημέρα της συνάντησης, πρέπει πρώτα να ελέγξετε το δωμάτιο, να ελέγξετε ότι ο φωτισμός, ο ήχος και ο υπολογιστικός εξοπλισμός λειτουργούν χωρίς προβλήματα και ότι τα έπιπλα είναι σωστά τοποθετημένα. Επίσης, πρέπει να τοποθετήσετε νερό και γυαλιά δίπλα σε κάθε κάθισμα. Εάν το χρονοδιάγραμμα της συνάντησης συμβουλεύει, μπορείτε να ετοιμάσετε καφέ και σνακ, είτε πριν από τη συνάντηση είτε ως διάλειμμα.

Ανάπτυξη της συνάντησης

Η συντομία είναι σημαντική, έτσι ώστε η πράξη να μην είναι αιώνια. Επομένως, είναι σκόπιμο να διατηρείται μια ατζέντα και να ακολουθείται αυστηρά, προσπαθώντας να μην αποκλίνει από τα ζητήματα που εξετάζονται και, εν πάση περιπτώσει, αφήνοντας για μεταγενέστερη ή μεταγενέστερη συνεδρίαση τα δευτερεύοντα ζητήματα που μπορεί να προκύψουν.

Αν δεν είναι η πρώτη συνάντηση για το ίδιο θέμα, μπορεί κανείς να ξεκινήσει ανακεφαλαιώνοντας τα θέματα που συζητήθηκαν και τις συμφωνίες που επιτεύχθηκαν προηγουμένως. Είναι σκόπιμο ένας από τους συμμετέχοντες, ή αρκετοί να ανακατευτούν αν κριθεί σκόπιμο, κατά τη συνεδρίαση να ενεργεί ως γραμματέας, φέρνοντας ένα σχέδιο έκθεσης για την εξέλιξή του.

Στο τέλος μια μικρή έκθεση απόφασης είναι έτοιμη και, εάν είναι απαραίτητο, η ημερομηνία της επόμενης συνεδρίασης είναι έτοιμη.

Αργότερο στάδιο

Με περισσότερη ηρεμία, εκκαθαρίζεται το σχέδιο έκθεσης σχετικά με τη συνεδρίαση. Ομοίως, επιδιώκεται να εγκαταλείψει το δωμάτιο που χρησιμοποιείται σε καλή κατάσταση και οι προετοιμασίες οργανώνονται για την επόμενη συνάντηση, ξεκινώντας και πάλι τη διαδικασία.