Πώς να οργανώσετε αρχεία

Η οργάνωση του συστήματος αρχείων σας μπορεί να αποτρέψει την απώλεια εγγράφων . Αφού οργανώσετε τα αρχεία, μπορείτε να μειώσετε τον αριθμό των εγγράφων στους φακέλους σας και να παρουσιάσετε μόνο αυτό που είναι σημαντικό και απαραίτητο για εσάς.

• Κρεμαστά φακέλους
• Αρχείο φάκελο
• Ετικέτες

1

Ταξινόμηση εγγράφων από τον οργανισμό σας σε ομάδες, καθώς αυτό θα βοηθήσει στον συντονισμό των κατηγοριών ή των κατηγοριών σας. Αποφασίστε ποια έγγραφα πρέπει να τοποθετηθούν σε κάθε κατηγορία. Δημιουργήστε ενότητες σε κάθε κατηγορία, καθώς θα σας βοηθήσει στη διαχείριση και οργάνωση των αρχείων σας.

2

Δημιουργήστε υποκατηγορίες για κάθε κατηγορία. Μπορεί να είναι δύσκολο να οργανωθεί ένα σύστημα αρχείων σε κατηγορίες και υποκατηγορίες, αλλά θα είναι βολικό μετά την οργάνωση του συστήματος αρχείων. Αυτά τα συστήματα αρχείων μπορούν να είναι χρήσιμα και επιπλέον μπορείτε να απλοποιήσετε το σύστημα αρχείων διαιρώντας σε διάφορες υποκατηγορίες όπως τον τόπο, την ημερομηνία και το όνομα.

3

Κατηγοριοποιήστε το σύστημα του φακέλου σας χρησιμοποιώντας τα κωδικοποιημένα χρώματα για να δημιουργήσετε όλα τα σημαντικά αρχεία και να τα κρατήσετε ξεχωριστά το ένα από το άλλο. Τα σημαντικά χρώματα θα σας βοηθήσουν να βρείτε οποιοδήποτε από τα αρχεία σας ανά πάσα στιγμή και δεν θα χρειαστεί να ελέγχετε κάθε φάκελο όταν πρέπει να εντοπίσετε ένα συγκεκριμένο αρχείο.

4

Χρησιμοποιήστε τρία έως πέντε χρώματα. Χρησιμοποιήστε ένα συγκεκριμένο χρώμα για κάθε κατηγορία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μπλε χρώμα για τα αρχεία των νοικοκυριών, το κόκκινο για τα ιατρικά αρχεία, το πράσινο για τα οικονομικά αρχεία και το πορτοκαλί για προσωπικά αρχεία. Χρησιμοποιώντας τα χρώματα μπορείτε να διαχωρίσετε κάθε κατηγορία.

5

Χρησιμοποιήστε έγχρωμες ετικέτες για να κρεμάσετε φακέλους και λευκές ετικέτες για την επισήμανση, καθώς μπορούν εύκολα να διαβαστούν με λευκό χρώμα. Τοποθετήστε κάθε ετικέτα στη θέση του φακέλου με βάση τις κατηγορίες που έχετε δημιουργήσει με αλφαβητική ή αριθμητική σειρά.

• Μπορείτε να τοποθετήσετε την ετικέτα στο φάκελο σας αριθμητικά, αλλά αποφύγετε την οργάνωση των αρχείων με αριθμητική σειρά. Μπορεί να προτιμάτε να έχετε ένα αλφαβητικό σύστημα αρχείων με ονόματα όπως οι γιατροί, τα οικονομικά των νοικοκυριών και το προσωπικό.
• Η χρήση ενός συγκεκριμένου χρώματος, όπως το κόκκινο για ιατρικά αρχεία, αναγνωρίζει τη σημασία του αρχείου και θα είναι εύκολα προσβάσιμο για να τα φτάσει όταν έρθει η ώρα για κλήσεις για έκτακτη ανάγκη.