Πώς να στείλετε ένα δελτίο τύπου

Τα δελτία τύπου είναι το βασικό ενημερωτικό έγγραφο που αποστέλλεται από ένα ίδρυμα, οντότητα ή εταιρεία σε ένα media outlet για να το αναπαράγει και να κάνει γνωστή την πραγματικότητά του. Χαρακτηρίζεται από την προσφορά δεδομένων σε ένα πολύ συγκεκριμένο θέμα και δεν περιέχει γνώμη . Για να είστε ιδιαίτερα αποτελεσματικοί, πριν να στείλετε τη σημείωση, πρέπει να ορίσετε ποια ακροατήρια θέλετε να αντιμετωπίσετε και να επιλέξετε τα μέσα που συνήθως διαβάζουν αυτά τα ακροατήρια.

1

Προβάλετε τον εαυτό σας . Επωφεληθείτε από τις πληροφορίες που γαντζώνονται στις διεθνείς μέρες, επείγοντα νέα ή δηλώσεις. Εάν απαντήσετε ταχύτερα από τα υπόλοιπα, θα έχετε περισσότερες πιθανότητες να μετρήσετε.

2

Λάβετε υπόψη τους ανθρώπους που θα το λάβουν . Για παράδειγμα, οι εφημερίδες κλείνουν σελίδες πολύ σύντομα. Υπάρχουν ειδικοί χρόνοι για ραδιοφωνικές και τηλεοπτικές ειδήσεις και οι δημοσιογράφοι χρειάζονται χρόνο για να κάνουν τη δουλειά τους. Υποδεικνύει τι αποστέλλεται για τον τίτλο: επικοινωνία, φάκελος, κλήση κλπ.

3

Ο τρόπος μετάδοσης ή διάδοσης του μηνύματος μπορεί να είναι η επιστολή, το τηλέφωνο, το φαξ, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η ιστοσελίδα ή ο αγγελιοφόρος. Εδώ θα επικεντρωθούμε στη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα προφανή πλεονεκτήματα του στην αποτελεσματικότητα και το κόστος.

4

Αν έχετε έναν ιστότοπο, συνιστάται να δημιουργήσετε μια ενότητα στον ιστό που συλλέγει όλες τις σημειώσεις και την επαφή με το γραφείο.

5

Κατά την αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι απαραίτητο να συμπεριληφθούν οι διευθύνσεις των παραληπτών στο πεδίο BCC (με ένα κρυφό αντίγραφο) για να διατηρούνται οι διευθύνσεις άλλων μέσων στο ιδιωτικό απόρρητο. Η αποστολή ενός ορατού αντιγράφου των διευθύνσεων είναι ένα πολύ συνηθισμένο λάθος που είναι ενοχλητικό και προκαλεί μια κακή εντύπωση.

6

Αν το στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διευκολύνει την εκτύπωση προσαρτώντας τη σημείωση σε μορφή PDF, αφού η εκτύπωση θα κάνει καλύτερη εμφάνιση από ό, τι αν το κάνατε με επεξεργαστή κειμένου.

7

Τέλος, ενημερώνει στο κάτω μέρος της σημείωσης για να μην λάβει περισσότερα δελτία τύπου και την επαφή για την τροποποίηση της βάσης δεδομένων σε περίπτωση που ο αποστολέας αλλάξει τηλέφωνο, θέση, ταχυδρομική διεύθυνση ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

• Μερικές φορές είναι πιο εύκολο να στραγγίξετε τις σημειώσεις, για παράδειγμα, τον Αύγουστο για τον απλό λόγο ότι δεν υπάρχουν τόσα πολλά νέα ή άνθρωποι που στέλνουν σημειώσεις.