Πώς να αναπτύξω αποτελεσματικές συναντήσεις στην εταιρεία μου

Στις επιχειρήσεις υπάρχει μια ενδημική ασθένεια που τους επηρεάζει εξίσου όλα: "Ρεουνινοπάθεια". Η απώλεια της παραγωγικότητας που προκαλείται από τις ώρες που επενδύονται στις συναντήσεις είναι μία από τις πτυχές που αφορούν περισσότερο τις ομάδες διαχείρισης. Σύμφωνα με την εμπειρία μας, είναι απαραίτητο να εφαρμόσετε μια μεθοδολογία που θα διασφαλίζει την παραγωγικότητα των συναντήσεων: ηγεσία, αυστηρότητα και δέσμευση. Εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε αποτελεσματικές συναντήσεις στην επιχείρησή σας, διαβάστε προσεκτικά τα παρακάτω βήματα.

Βήματα για να ακολουθήσετε:

1

Σκεφτείτε αν η συνάντηση είναι πραγματικά απαραίτητη, καθώς και ποιος πρέπει να παρακολουθήσει με ουσιαστικό τρόπο. Για να μάθετε εάν η συνάντηση μπορεί να αποφευχθεί, ορίστε σαφώς και με ακρίβεια τους στόχους σας και αξιολογήστε αν μπορείτε να περιμένετε.

2

Στείλτε την κλήση με τη σειρά της ημέρας με τεκμηριωμένο τρόπο. Ορίστε την ώρα έναρξης και λήξης. Είναι απαραίτητο όλοι οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν τα θέματα που θα συζητηθούν. Σας συνιστούμε να διαβάσετε το παρακάτω άρθρο σχετικά με το πώς να υπενθυμίσετε στους ανθρώπους να παρευρεθούν σε μια συνάντηση.

3

Προσπαθήστε να διασφαλίσετε ότι όλοι οι συμμετέχοντες προετοιμάζουν σωστά τη σύσκεψη πριν την εκκίνηση Αυτό θα επιτευχθεί με την αποστολή της κλήσης, όπως γνωστοποιήσαμε στο προηγούμενο βήμα.

4

Να είστε ακριβείς. Ξεκινήστε την προγραμματισμένη ώρα. Λάβετε επίσης υπόψη ότι η συναρμολόγηση πρέπει να διαρκεί λιγότερο από μιάμιση ώρα για να μην προκαλεί κόπωση. Ξέρετε ήδη πώς να τοποθετήσετε τα τραπέζια;

5

Ο συνδιοργανωτής ή όποιος αυτός ορίζει ο ίδιος θα ενεργεί ως συντονιστής και ηγέτης της συνάντησης. Αυτό θα πρέπει να καθορίζει σαφείς κατευθυντήριες γραμμές κατά την εξέταση των θεμάτων του συμβουλίου, είναι σκόπιμο να αποφευχθεί ο «ελεύθερος τρόπος» για να αποφευχθεί η δημιουργία διασποράς μεταξύ των συμμετεχόντων.

6

Αποφύγετε κάθε είδους διακοπές. Προειδοποίηση εκ των προτέρων: Εξωτερικά τηλέφωνα, τηλέφωνα, ...

7

Μην αντιμετωπίζετε ζητήματα εκτός της ημερήσιας διάταξης.

8

Σεβαστείτε τις παρεμβάσεις άλλων. Ασκηθείτε ενεργά ακούγοντας και είστε συγκεκριμένοι. Ως εκ τούτου, αποφύγετε τις παράλογες πολεμικές ή προσωπικές ζημιές με κάθε κόστος.

9

Καταγράψτε τη σύσκεψη και στείλτε την μεταξύ των επόμενων 24-48 ωρών, εκτός αν συμφωνηθεί διαφορετικά. Σε αυτό πρέπει να γράψετε τα συμπεράσματα που ήταν σαφή στη σύνοδο . Αυτό θα ενθαρρύνει τους εργαζόμενους, οι οποίοι θα δώσουν στις συναντήσεις μια σχετική θέση και σημασία.

Συμβουλές