Πώς να δημιουργήσετε επιχειρηματικές σημειώσεις

Τα επιχειρηματικά σημειώματα είναι η προτιμώμενη μέθοδος επικοινωνίας για τη διάδοση σημαντικών πληροφοριών σχετικά με αλλαγές πολιτικής, κατάσταση έργου, αλλαγές προσωπικού και οποιεσδήποτε άλλες ενημερώσεις που η εταιρεία θεωρεί σχετικές. Αυτές οι σημειώσεις αποθηκεύονται συνήθως και θεωρούνται μέρος της πολιτικής εξέλιξης της εταιρείας. Τα σημειώματα της επιχείρησης θα πρέπει να περιορίζονται σε ένα μόνο θέμα και συχνά θεωρούνται ως η σωστή επιλογή για τη διαβίβαση σημαντικών εταιρικών πληροφοριών.

1

Ορίστε τον στόχο σας καθαρά και αμέσως. Λόγω της μεγάλης ποσότητας πληροφοριών που διανέμονται στα περιβάλλοντα πολλών γραφείων, είναι σημαντικό να αποκτήσετε το κύριο σημείο της σημείωσης πριν από τη μετάδοση του μηνύματος. Με την υπερφόρτωση πληροφοριών ως πρόβλημα για πολλά γραφεία, οι απασχολημένοι επαγγελματίες τείνουν να μετατρέπουν σημειώσεις και να τους ρίχνουν μακριά. Η επίτευξη του στόχου του σημειώματος μέσω της πρώτης παραγράφου είναι ο καλύτερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι οι περισσότεροι δικαιούχοι μπορούν να διαβάσουν τις πληροφορίες και να το θυμούνται.

2

Προσδιορίστε ποιος θα πρέπει να λάβει τη σημείωση για να προετοιμάσει τον τίτλο της σημείωσης. Προσέξτε να στείλετε τη σημείωση σε όσους χρειάζονται τις πληροφορίες και όχι σε κάποιον άλλο. Φροντίστε να ελέγξετε την ορθογραφία στα ονόματα και να προσθέσετε τους τίτλους των παραληπτών.

3

Προετοιμάστε ένα περίγραμμα. Κρατώντας τη σημείωση σύντομη και συνοπτική είναι ο στόχος. Για το λόγο αυτό, είναι ευκολότερο να διασφαλιστεί ότι ο συγγραφέας θα μείνει εστιασμένος στο θέμα, αναφέροντας μόνο τα πιο σημαντικά γεγονότα, εάν είναι ένα προετοιμασμένο σχέδιο.

4

Γράψτε τη σημείωση . Η πρώτη παράγραφος πρέπει να περιλαμβάνει τις πιο σημαντικές πληροφορίες.

5

Γράψτε το τμήμα του σώματος της σημείωσης, αναπτύσσοντας το περιεχόμενο της πρώτης παραγράφου.

6

Προετοιμάστε μια κλήση για δράση στο τμήμα κλεισίματος της σημείωσης. Αυτό το τελευταίο τμήμα του σημειώματος θα πρέπει να εξηγεί με σαφήνεια τι αναμένεται από τους δικαιούχους.