Επιλογή λογισμικού ERP - Ανάλυση και απαιτήσεις

Σε αυτό το άρθρο θα εξηγήσουμε ποια είναι η διαδικασία επιλογής ενός λογισμικού ERP. Όταν η εταιρεία μας θέλει να αντιμετωπίσει την πρόκληση της εισαγωγής ενός νέου ERP, πρέπει να λάβετε υπόψη διάφορες πτυχές, βασικά να κάνετε μια δουλειά πριν από την επιλογή των παρόχων που θα κάνουν την υλοποίηση και το λογισμικό που θα αποκτήσετε.

Διαδικασία προεπιλογής λογισμικού ERP

Πρέπει να υπάρχει μια δικαιολογία πριν να απευθυνθείτε σε ένα πρόγραμμα επιλογής λογισμικού ERP από το οποίο ο αιτών στην εταιρεία θα καταλήξει να είναι υπεύθυνος. Έτσι, ένας ορισμός της στρατηγικής της εταιρείας θα είναι απαραίτητος για να θεωρηθεί ως η βάση και το σημείο εκκίνησης του έργου.

Οι στόχοι βελτίωσης θα καθοριστούν σε σχέση με το ισχύον σύστημα και τον τρόπο με τον οποίο θα βελτιωθεί στο μέλλον. Για το σκοπό αυτό, όλοι οι αρμόδιοι οργανισμοί πρέπει να συμμετέχουν για να καθορίσουν τις απαιτήσεις λαμβάνοντας υπόψη τις τρέχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες. Θα οριστεί αντιπροσωπευτική ομάδα εργασίας που θα είναι αφιερωμένη στη διαχείριση του έργου.

Οι λειτουργικές απαιτήσεις, αφενός, και οι τεχνικοί, αφετέρου, για να προσαρμοστούν στην τρέχουσα δομή ΤΠ ή που έχουν καθοριστεί, θα προσδιορίζονται κατά προτεραιότητα. Αυτός ο κατάλογος απαιτήσεων θα χρησιμεύσει για την αποστολή αιτημάτων για πληροφορίες RFI στους προμηθευτές που θα αναλυθούν και θα επικυρωθούν. Ένας περιορισμένος αριθμός προμηθευτών που πληρούν τον κατάλογο απαιτήσεων θα καθοριστεί να συμπεριληφθεί στην πρώτη φάση της επιλογής λογισμικού ERP .

Επιλογή λογισμικού ERP

Μόλις συγκεντρωθούν και αναλυθούν οι πληροφορίες, θα ζητηθούν δοκιμές για να εξακριβωθεί η συμμόρφωση με τις απαιτήσεις μέσω επιδείξεων προϊόντων, δοκιμών ευχρηστίας από μελλοντικούς χρήστες, επαφής με αναφορές στον τομέα δραστηριοτήτων και λογισμικού.

Θα πρέπει να διασφαλιστεί ότι οι προμηθευτές είναι σαφείς σχετικά με τον τρόπο εφαρμογής του λογισμικού λαμβάνοντας υπόψη τον προϋπολογισμό και τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Είναι σημαντικό να περιοριστεί το κόστος στις άδειες, την εφαρμογή και τις υπηρεσίες συντήρησης και να αποφευχθούν εκπλήξεις αύξησης του προϋπολογισμού που δεν περιγράφονται στον κατάλογο απαιτήσεων. Είναι επίσης ζωτικής σημασίας να ορίσουμε έναν ρεαλιστικό σχεδιασμό του έργου με τον οποίο επιτυγχάνουμε τη συνολική δέσμευση του παρόχου.

Θα πρέπει να απαριθμηθούν τα κριτήρια για τη μέτρηση όλων των λύσεων που παρουσιάζονται από τους προμηθευτές για να διαπραγματευτούν τελικά με το επιλεγέν μέχρι το τελικό προϋπολογισμό να έχει το υπόλοιπο με τη συνεισφορά των λειτουργιών.

A posteriori, μόλις ολοκληρωθεί αυτή η διαδικασία, οι συμβεβλημένοι και προγραμματισμένοι θα πρέπει να ελέγχονται βήμα προς βήμα. Μόλις ολοκληρωθεί το έργο, πρέπει να καθοριστεί η διαχείριση κύκλου ζωής του συμβεβλημένου λογισμικού.